1) Ferramenta e configuração base — Google Calendar
Estrutura de calendários
- 1 calendário institucional por assessora pedagógica
- Exemplo: Assessoria Pedagógica – Nome da Assessora
Permissões
- Coordenação e Gestão: Fazer alterações e gerenciar compartilhamento
- Assessora pedagógica: Fazer alterações
- Demais pessoas da empresa: Somente visualizar
2) Tipos de agendamento
Agendamentos de Rotina (visitas quinzenais às escolas)
Objetivo Garantir previsibilidade, vínculo e acompanhamento pedagógico contínuo. Definições iniciais (Coordenação)- Coleta os dias que a escola não pode nos receber através da assessoria.
- Definir dias fixos da semana para visitas (ex.: quarta 14:00 das semanas 1 e 3 do mês)
- Definir capacidade máxima de visitas por dia (2, 3 ou 4 escolas, depende das distancias de cada região)
- Para cada escola, criar evento recorrente quinzenal no Google Calendar
Como criar eventos recorrentes no Calendar
Passo a passo de como criar eventos recorrentes no Calendar
- Objetivo da visita (o objetivo depende do momento do ano, ex: avaliar perfil de professores, conferir uso da bússola, etc)
- Pessoas atendidas
- A visita quinzenal só pode ser alterada pela coordenação pedagógica ou por solicitação da escola. Quando vier solicitação da escola, esta deverá ser feita à coordenação, ou direcionada pela assessora à coordenação;
- A assessora pedagógica deve manter a frequência quinzenal em cada unidade escolar que atende.
- Cancelamentos pontuais não quebram a recorrência e devem ser registrados para a Coordenação.
Tipo B — Agendamentos esporádicos (formações e visitas a secretaria)
Objetivo Atender demandas pontuais sem comprometer a rotina de visitas quinzenais. Fluxo- A coordenação avalia a demanda (formação, relacionamento com a secretaria, coleta de feedback)
- A coordenação define a assessora/formadora responsável
- A coordenação aloca a formação na agenda da assessora
- A coordenação define quem substituirá as visitas quinzenais daquele dia no lugar da assessora alocada.
Formação – Tema – Escola/Município
- Objetivo
- Tema
- Público
- Duração
- Responsável local
- Não pode haver lacuna em visitas quinzenais
- Substituição é obrigatória quando houver formação para aquela assessora
- Exceções somente com aprovação da coordenação ou gestão
3) Regras claras de prioridade
**Ordem de prioridade **(confirmar)- Formações previamente acordadas
- Visitas quinzenais
- Demandas extras
- Visita quinzenal não é removida
- Formação é realocada
- Demanda extra é reagendada
4) Processo operacional — papéis e responsabilidades
Coordenação Pedagógica (Julise)
- Define a agenda base quinzenal GARANTINDO visitas em TODAS as escolas
- Autoriza exceções
- Ajusta carga entre assessoras
- Define substituições em dias de formação
Para o resumo completo das responsabilidades da Coordenação Pedagógica (incluindo validação de fechamento comercial), veja a página de Coordenação Pedagógica.
Gestão
- Define diretrizes, capacidade e regras
- Interfere apenas em exceções estratégicas
Assessora Pedagógica
- Executa os atendimentos
- Atualiza a descrição do evento após cada visita ou formação
- Não agenda novas demandas diretamente
5) Padrões mínimos obrigatórios (governança)
Padrão de cores no Google Calendar
- Verde → Visita quinzenal
- Azul → Formação
- Cinza → Bloqueio interno / deslocamento
6) Indicadores simples (extraídos do calendário)
- Nº de visitas planejadas vs. realizadas
- Nº de formações no mês
- % das escolas atendidas na quinzena
- Número de atendimentos médio por assessora